Wet open overheid

5.9.3 Wat gaan we doen?
Aan de hand van de Algemene maatregel van bestuur vastgelegd in het ‘Woo meerjarenplan (VNG 22-4- 2022)’ en actieve samenwerking ook met ministeries, ontstaat inzicht in wat open overheid beoogt en hoe dat is ontrafeld in:

• Openbaar maken uit eigen beweging (actief openbaar maken in 11 verplichte categorieën)
• Openbaar maken op verzoek (passief openbaar maken vanwege Woo-verzoek)
• De informatiehuishouding op orde
• De organisatie

De inwerkingtreding van de Woo brengt grote uitdagingen met zich mee daarom strekt de invoering zich ook stapsgewijs uit over meerdere jaren. Omdat er structureel andere processen nodig zijn in de ontwerpfase voor informatiedocumenten, meer vooraf ontworpen (by design) vanwege de eisen die actief openbaar maken stellen. Mede gezien de eisen over de documenten en gegevens zelf. Zo kan het zijn dat het verplicht is bij regelgeving om advies te vragen aan een commissie, bijvoorbeeld voor beleidsregels in het sociaal domein moet advies bij de Adviesraad sociaal domein worden gevraagd. De aanvraag met de ontwerpbeleidsregel moet dan tegelijkertijd openbaar worden gemaakt, op de website van de gemeente. De 11 informatiecategorieën zijn geïdentificeerd, zie het eerstvolgende overzicht. Maar de definiëring van de categorie ontbreekt, wat er allemaal bij hoort, zoals welke wetten stellen een adviesorgaan verplicht om belangen van de samenleving te dienen, dat moet daarna worden uitgezocht.
Bij aanvang was het de bedoeling per categorie openbaar te maken zodra het platform PLOOI in de lucht was. In december 2022 heeft de minister van BZK op advies van de Adviescommissie ICT de stekker uit de te complexe en kostbare ontwikkeling van PLOOI gehaald. In de plaats daarvan komt er een Woo-index als gezamenlijke vindplaats. Vanaf september 2023 is deze eenvoudige infrastructuur, waarbij de informatie bij bestuursorganen zelf blijft opgeslagen, ook voorzien van een zoekfunctie.

Voor het jaar 2023 waren er vier categorieën aangewezen. Nu gaat deze planning op basis van “definities” die per categorie of deelcategorie wordt ontwikkeld in samenwerking met ministeries, VNG, waterschappen, provincies en gemeenten. In de brief van min. BZK van juni 2023 wordt dit aangekondigd. De categorieën zijn ingedeeld in vier tranches. In de eerste tranche waren de vier aangewezen categorieën voor 2023 onder handen voor definiëring, al doende leert men en zo bleek de categorie ‘ingekomen post’ en ‘convenanten’ behoorlijk lastig. De werkwijze is nu, de ontwerp definities liggen via internetconsultatie bij alle bestuursorganen, sommige werken mee bij het opstellen anderen bij het beoordelen. Als de commentaren zijn verwerkt worden de definities in gebruik genomen, moeilijke vraagstukken duren langer. Na in gebruik name wordt geëvalueerd, de resultaten worden verwerkt in de definities die vervolgens wettelijk worden vastgesteld. Met de datum van verplichte openbaarmaking van de categorie volgens definities. Als dat gereed is komen er waarschijnlijk nieuwe categorieën bij. Tranche 0 is nu de Woo-index gereed is centraal ontsloten, het betreft Algemeen verbindende voorschriften. De definities zijn nodig om de processen waar nodig anders te ontwerpen, vroeg of laat is het nodig er kennis van te nemen, dus Almelo neemt actief deel.

Openbaar maken uit eigen beweging

1. Openbaar Almelo site = via de website van de gemeente, er wordt gewerkt aan digitale toegankelijkheid voor visuele beperking. Nadat de definities gereed zijn zullen er mogelijk meer documenten onder vallen dan nu in beeld.
2. Landelijk Wep = Wet elektronische publicaties, via Overheid.nl en aparte software en handelingen.
3. Woo-index daarop kan vanaf juli 2023 aansluiting vanaf de eigen website worden gemaakt (dit vervangt t.z.t. ook ORI = openraadsinformatie.nl de pilot voor openbaarmaking voor de Woo, ca. 265 gemeenten aangesloten, tijdelijk uit de lucht begin september weer beschikbaar voor aansluiting vanuit iBabs, wordt later via Woo-index gekoppeld)
4. Tranches geven aan in welke volgorde de definities worden opgepakt, allen starten in 2023 en vanaf 2024 kunnen de eerste definities in gebruik worden genomen.

Als we nader kijken naar de informatiecategorieën waarover deze gaan, dan leveren er acht categorieën documenten van algemene strekking op en drie informatiecategorieën documenten (met name beschikkingen) van specifieke strekking, namelijk 8 Woo-verzoeken, 10 Beschikkingen en 11 Klachten. Vooral deze laatste categorieën daarvan is nog weinig via internet openbaar gemaakt, afgezien van meldingen.

Passief openbaar maken
In 2022 zijn er 40 Woo-verzoeken ontvangen dit aantal wordt ook aangehouden voor de verwachting van 2023 en 2024. Het blijft ongewis of er ineens een vraagstuk opkomt dat aanleiding geeft tot veel Woo-verzoeken. Wat wel blijkt is het openbaar maken van het Woo besluit met documenten op de Almelo website geeft snel veel informatie, zodat over dat vraagstuk ook minder verzoeken komen. Het openbaar maken via de Almelo website vraagt dat de documenten o.a. duurzaam digitaal toegankelijke zijn en AVG-proof. Voor de anonimiseringsslag wordt gebruik gemaakt van software die inmiddels is door geëvalueerd in versie 2.0. Het aantal openbaar gemaakte Woo-verzoeken verschilt van het aantal aanvragen om verschillende redenen. Enerzijds kan het verzoek op verschillende gronden niet in behandeling worden genomen, anderzijds vallen sommige verzoeken onder de uitzonderingsgrond, dan gaat het vaak om persoonsgegevens van de verzoeker zelf.
Dankzij de menselijke maat die de Woo-contactpersoon inbrengt in het proces van informatieverzoeken, kan veel informatie ook beschikbaar zijn zonder dat daarvoor een Woo-verzoek hoeft te worden ingediend.

Via het volgende overzicht staat in de rij na geraamd aantal ontvangen Woo-verzoeken voor 2024, hoeveel % daarvan binnen bij wet gestelde termijn wordt behandeld. Gezien de complexiteit van de verzoeken en kortere behandeltermijn van het Woo-verzoek, lijkt 60% al een grote uitdaging. Bovendien ontbreekt de definitie van hoe het percentage precies moet worden berekend.  De wettelijke termijn kan zijn 4 weken, met 2 weken uitstel of na overleg met de verzoeker in verschillende fases. Dit kan zelfs een jaar zijn. In zo’n geval is contact met de verzoeker over afspraken essentieel naast de openbaarheid. Tot slot geeft de doorlooptijd in het registratiesysteem een verschil met de behandeltijd, daarvoor zal in 2023 de beslisdatum in het systeem moeten komen.
In de derde rij staat bij hoeveel % van het aantal verzoeken er contact is opgenomen met de verzoeker om meerdere redenen. Dat wordt nu vastgelegd. De percentages in de twee laatste kolommen vertonen landelijke streefpercentages. De gemiddelde afhandelingstermijn van het Rijk was 162 dagen in 2022 volgens het rapport ‘Matglas’ (4-3-2023) doordat de informatie versnipperd is, dus een belangrijke weg te gaan om de informatiehuishouding op orde te krijgen. Wat van belang is, de brede documentdefinitie die de Woo-kent, alles waar via een Woo-verzoek recht op is, valt er onder. Deze definitie is breder dan blijkt uit rechtsvergelijkend onderzoek met zes Europese landen, behalve Groot-Brittannië heeft dat maar die hebben een beperking dat het binnen drie dagen moet zijn te vinden, meer wordt niet verstrekt (Universiteit Leiden, september 2022).
Nederland heeft zich aangesloten bij het internationale Open Government Partnership (OGP), waar meer dan 75 landen lid van zijn. Zo werkt Nederland samen met andere landen aan meer openheid wereldwijd en delen de landen onderling kennis en ervaringen.

Passieve openbaarmaking

De informatiehuishouding op orde
Met de komst van de Woo, die expliciet een herbevestiging van de archiefwet betekende, is ook de regeringscommissaris informatiehuishouding benoemd. Deze legt bloot dat er jarenlang niet is geïnvesteerd in vooral de digitale informatiehuishouding. Er zijn ook vele i-wetten en Europese verordeningen en regelgeving over informatie, gegevens en informatiebeveiliging, er komen nu 13 nieuwe wetten binnen drie jaar[1].
Hoe blijft het overzichtelijk en stuurbaar voor alle bestuursorganen en houdt de raad het toezicht? In ieder geval ligt een ontwerp Algemene Informatiewet ter consultatie voor van de regeringscommissaris om meer samenhang te brengen in bestaande wet- en regelgeving op het gebied van informatievoorziening en -huishouding (zie rcihh.nl).
De Woo voorziet in het permanente Adviescollege openbaarheid en informatiehuishouding (zie ACOI.nl). Dit Adviescollege brengt verplicht advies uit aan de regering over nieuwe wet- en regelgeving om ook naar de uitvoerbaarheid en integraliteit te kijken. Vorig jaar is het eerste onderzoeksrapport uitgebracht over het bewaren van chatverkeer.
Als het over het domein van de archiefwet gaat is de provinciale toezichthouder (IBT) in beeld met een archiefinspecteur, die jaarlijks een rapportage uitbrengt en achterstanden signaleert, kijk daarvoor naar het totaalbeeld van Almelo.[2]

De Woo kent een bredere document definitie (art. 2.1 en 2.2) dan de archiefwet ook wel informatieobjecten genoemd, dus moet er veel meer informatie en data die daaraan ten grondslag liggen digitaal worden vastgelegd, met alle andere eisen die daarbij komen kijken zoals duurzame digitale toegankelijkheid. Voor chatverkeer is dat al niet eenvoudig, denk ook aan geo-informatie, 3D-bestanden, foto’s, films. De overige i-wetten eisen aandacht op.
Ook kent de archiefwet de verplichting om te vernietigen, wat niet hetzelfde is als verwijderen. In de perspectiefnota 2024-2027 is ingegaan op extra investeringen die noodzakelijk zijn.

In de eerdergenoemde ‘Woo-Meerjarenplan’ staan in het overzicht ‘informatiehuishouding op orde’ de gestelde criteria opgenomen die van belang zijn en ook herkenbaar uit de Archiefwet 1995. Het volgende overzicht laat dat zien. In de kolom gemeente Almelo ‘wat’ voor ‘welk jaar’ is gepland. Sommige onderdelen wordt meerjarig aan gewerkt. Naar het e-depot loopt regionaal een oriëntatie en verkennend onderzoek, waarbij ook wordt nagedacht over duurzaam bewaren bij de bron. Daarnaast wordt geïnventariseerd bij 30 applicaties of deze mogelijk digitale archiefbescheiden opslaan, want die moeten na de bewaartermijn, die varieert van weken tot jaren, officieel kunnen worden vernietigd. Het recht en belang van de inwoner om te worden vergeten moet worden geborgd. Naast de functie van het archief van het langdurig bewaren en beschermen van het cultureel erfgoed. Daarvoor kennen we ook de zogenaamde ‘hot spot objecten’ die langdurig moeten worden bewaard en omgekeerd ook interessant zijn om van begin af aan openbaar te maken, zoals bijvoorbeeld de ontwikkelingen rondom alle stadhuizen van Almelo. Tot slot bij de laatste twee kolommen in het overzicht staan de landelijke streefpercentages.

Informatiehuishouding op orde

1. Hoewel dit kwaliteitssysteem voor het informatiebeheer is gepland voor 2025, is dit waarschijnlijk in het 4^e kwartaal 2023 gereed, vervolgens moet het worden uitgevoerd.

De organisatie
Deze paragraaf dient als hoofdlijn voor het plan van aanpak van de invoering van de Woo. Er is een concernproject Woo actief, met een multidisciplinair team en een minimale effectieve bezetting die is verankerd in de organisatie. Met regelmaat wordt aandacht gevraagd voor de Woo, wat dat allemaal tot gevolg heeft ook voor hoe er wordt geschreven als het over het e-mailverkeer gaat, want bij een Woo-verzoek komt dat naar buiten. De cultuuromslag om te schrijven voor de openbaarheid en verder gaat met kleine stappen. Het begint met bewustwording. Er is een e-learning ontwikkeld die in 2024 wordt gelanceerd.
Er wordt veel samengewerkt internationaal/landelijk/regionaal, met andere gemeenten en in interactie met de samenleving. Voor de Woo is een lange adem nodig en naast een cultuuromslag zal archiveren by design bij het ontwerp van systemen, protocollen en procedures voor stap 1 moeten plaatsvinden. In de organisatie worden aanpassingen aangebracht die passen bij het gekozen beleidsniveau. Waarbij digitale systemen kunnen bijdragen.

Het ‘Woo-Meerjarenplan’ monitort ook via de prestatie indicatoren in het volgende overzicht. De percentages geven net als bij het voorgaande overzicht de landelijke verwachting weer van alle gemeenten op die onderdelen. Aangezien PLOOI is stopgezet en vervangen door het openbaar maken via de eigen website die is te verbinden met de Woo-index, wordt de eigen website belangrijker waarin nog in moet worden geïnvesteerd voor zover iBabs daarvoor niet kan worden gebruikt. De vindbaarheid van de documenten voor eenieder is gediend bij een geavanceerde zoekfunctie die wordt geïmplementeerd.

De organisatorische eisen

[1] VNG realisatie, Analyse naar de samenhang tussen de  generieke informatiewetten, 14 juni 2022. VNG rapport ‘Analyse samenhang Europese digitale wetgeving fase 1, maart 2023.
[2] Totaalbeeld Almelo, https://overijssel.databank.nl/report/ibt/2023_totaalbeeld_141.pdf